Kada ekspeditoriui nebeužtenka gatavo TMS

Ekspedijavimo įmonės retai atsisako gatavos sistemos dėl to, kad ji bloga. Atsisako dėl to, kad verslas nuėjo į savo pusę, o sistema liko ten, kur buvo. Iš pradžių atsiranda vienas laukelis, kurio nėra. Paskui viena lentelė šalia sistemos. Po metų komanda dirba dviejose vietose ir nė viena nėra teisinga. Šis tekstas — apie tai, kaip atpažinti tą momentą anksčiau, nei jis tampa brangus.

Ką gatava krovinių valdymo sistema daro gerai?

Ji sutvarko tai, kas visiems ekspeditoriams vienoda. Užsakymas, vežėjas, maršrutas, dokumentas, sąskaita — šie žingsniai kartojasi visoje rinkoje, todėl juos verta pirkti, o ne kurti. Gatava sistema tokį pagrindą duoda greitai ir pigiau, nei jį pasidarytumėte patys.

Todėl pradėti nuo gatavos sistemos dažniausiai yra teisingas sprendimas. Klausimas ne „ar ji gera“, o „ar jūsų verslas vis dar telpa į tai, kas joje numatyta“.

Kokie darbai pirmieji nebetelpa į gatavą sistemą?

Pirmiausia lūžta ne pagrindiniai, o jūsų pačių procesai — tie, kuriais ir laimite prieš konkurentus. Praktikoje tai beveik visada tie patys keturi:

• Būsenų struktūra. Sistemos etapai yra bendriniai, o jūsų klientas klausia apie konkretų tarpinį žingsnį, kurio sistemoje nėra.
• Kainodara ir marža. Jūsų skaičiavimas turi savų taisyklių — priedų, valiutų, išimčių pagal klientą — o laukelių jiems nėra.
• Tiekėjų skirtumai. Kiekvienas partneris duomenis pateikia savaip, o sistema tikisi vieno formato.
• Klientų matomumas. Klientas nori matyti savo krovinį pats, o sistema tokios prieigos nenumato.

Bendra šių keturių savybė: visi jie yra ne apie krovinį, o apie jūsų būdą dirbti. Būtent to gatava sistema ir negali žinoti iš anksto.

Kiek iš tikrųjų kainuoja apėjimai?

Kaina beveik niekada nematoma sąskaitoje. Ji atsiranda tuose tarpuose, kuriuos komanda užpildo ranka: duomenys vedami antrą kartą į lentelę šalia, būsena tikslinama žinute, marža perskaičiuojama atskirai, o klientui atsakoma tik po to, kai kažkas patikrino tris skirtingas vietas.

Pavojinga čia ne laikas, o tai, kad tiesa pasiskirsto. Kai dalis proceso gyvena sistemoje, o dalis šalia jos, nebelieka vienos vietos, kuria galima pasitikėti. Nuo to momento kiekvienas sprendimas priimamas iš dalinio vaizdo — ir klaidos pastebimos tik tada, kai jos jau kainavo.

Kai atliekame veiklos auditą, dauguma įmonių atranda 2–3 pinigų nutekėjimo vietas, apie kurias nežinojo. Jos beveik visada yra būtent tuose tarpuose tarp sistemos ir apėjimo.

Ką reiškia turėti savą sistemą?

Savą sistemą turėti nereiškia perkurti viską nuo nulio. Tai reiškia, kad procesas, kuriuo jūs skiriatės, gyvena sistemoje, o ne šalia jos — su jūsų būsenomis, jūsų taisyklėmis ir jūsų tiekėjų ypatumais.

Praktinis skirtumas matomas tada, kai reikia pakeitimo. Gatavoje sistemoje pakeitimo prašote ir laukiate — arba negaunate niekada, nes jūsų poreikis per siauras visai rinkai. Savoje sistemoje pakeitimas yra darbas, kurį galima suplanuoti. Mūsų klientai vidutiniškai prideda po 2–3 naujas galimybes kas ketvirtį — ne todėl, kad iš pradžių kažko trūko, o todėl, kad verslas juda.

Kaip tai atrodo realiame versle?

Konkretus pavyzdys iš mūsų pačių darbo — automobilių importo brokeris, kurio veikla struktūriškai labai artima ekspedijavimui: daug tiekėjų, ilga gabenimo grandinė, klientas, kuris nuolat klausia „kur mano krovinys“.

Tris skirtingus logistikos tiekėjus sujungėme į vieną skydelį ir sekame 11 gabenimo etapų kiekvienam tiekėjui atskirai — ne vieną bendrą etapų rinkinį visiems. Būtent tai gatava sistema padaryti ir negali: ji turi turėti vieną numatytą modelį, o realybėje kiekvienas partneris dirba savaip. Importo kaštų skaičiavimas, anksčiau trukdavęs 15 minučių vienam automobiliui, dabar trunka sekundes, o klientai savo siuntos būseną mato patys, be skambučio.

Pagrindinė platforma pradėjo veikti su realiais duomenimis maždaug per šešias savaites. Visą istoriją galite perskaityti AgoAuto atvejo studijoje, o panašius sprendimus ekspedijavimo ir brokerių veiklai aprašome sprendimų puslapyje.

Kada savos sistemos kurti NEVERTA?

Ne visiems ir ne visada — ir tai sąžininga pasakyti iš karto. Jei jūsų procesai iš esmės sutampa su rinkos standartu, jei komanda maža, o krūvis stabilus, gatava sistema bus pigesnė ir greitesnė. Tas pats galioja, jei šiandien negalite skirti žmogaus, kuris kartu su mumis apibrėžtų procesą — be to sava sistema tampa brangesne to paties chaoso kopija.

Riba paprasta: sava sistema pradeda atsipirkti tada, kai apėjimai jau yra nuolatinis darbas, o ne retas atvejis.

Nuo ko pradėti?

Pradėkite ne nuo sistemos pasirinkimo, o nuo savo proceso žemėlapio: kokie žingsniai realiai vyksta, kur duomenys vedami antrą kartą ir kuriuos klausimus komanda tikrina ranka. Kai tai surašyta, iškart matyti, kuri dalis turi likti gatavoje sistemoje, o kuri — pereiti į jūsų pačių.

Mes tokį žemėlapį darome kartu su tais, kurie darbą atlieka, o ne tik jį valdo — kaip dirbame aprašyta visa eiga. Jei norite jį pasibraižyti kartu, susisiekite; pirmas pokalbis skirtas procesui, ne įrankiams.