Nuo ko pradėti ekspedijavimo įmonės skaitmenizavimą

Kai ekspedijavimo įmonė nusprendžia „susitvarkyti sistemas“, pirmas žingsnis beveik visada būna neteisingas: pradedama nuo įrankio paieškos. Peržiūrimos demonstracijos, lyginamos kainos, klausiama kolegų, kuo naudojasi jie.

Patarimai, kuriuos randate ieškodami, irgi skamba panašiai — „išsiaiškinkite tikslus“, „išanalizuokite procesus“, „įtraukite komandą“. Visa tai tiesa. Ir visa tai nieko neduoda, nes nepasako, ką konkrečiai padaryti pirmadienį.

Šis tekstas — apie tai, kas iš tikrųjų nulemia, ar projektas pavyks. Praktikoje tai matosi anksti, ir beveik niekada tai nėra technologija.

Nuo ko iš tikrųjų prasideda skaitmenizavimas?

Trumpas atsakymas: ne nuo įrankio pasirinkimo, o nuo sprendimo, kur gyvena tiesa.

Daugumoje ekspedijavimo įmonių atsakymas į klausimą „koks yra šio krovinio statusas“ priklauso nuo to, ko paklausite. Vadybininkas žino vieną, lentelė rodo kitą, klientui buvo parašyta trečia. Nė vienas neklysta — tiesiog nėra vienos vietos, kuri būtų teisinga pagal apibrėžimą.

Kol tai neišspręsta, bet kuri sistema tik pridės ketvirtą versiją. Todėl pirmas realus žingsnis yra ne programa, o susitarimas: kuris įrašas laikomas teisingu, kai jie nesutampa.

Kokių duomenų prireiks — ir kodėl jų dažniausiai nėra?

Trumpas atsakymas: prireiks tų pačių duomenų, kuriuos jau turite — bet vienodo pavidalo. Būtent to paprastai ir nėra.

Praktikoje beveik kiekvienoje įmonėje kartojasi tie patys keturi trūkumai:

• Klientai ir vežėjai užrašyti nevienodai. Ta pati įmonė figūruoja trimis pavadinimų variantais, o susieti juos gali tik žmogus, kuris ten dirba seniai.
• Kainodaros taisyklės gyvena galvose. Priedai, išimtys ir „šitam klientui skaičiuojam kitaip“ niekur neužrašyti — jie perduodami žodžiu.
• Dokumentai guli pašte. Sutartys, CMR, sąskaitos yra prieinamos, bet ne susietos su konkrečiu užsakymu taip, kad juos rastų kas nors kitas.
• Būsenos nėra apibrėžtos. Visi vartoja tuos pačius žodžius, bet skirtingai supranta, kada krovinys „pakrautas“ ar „uždarytas“.

Nė vienas iš šių dalykų nėra techninė problema. Visi jie yra susitarimo problema — todėl jų neišsprendžia nė vienas įrankis, o neišspręsti jie sustabdo bet kurį diegimą.

Ką reikia nuspręsti prieš pasirenkant įrankį?

Trumpas atsakymas: tris dalykus — kas atsakingas už kiekvieną procesą, kaip atrodo teisingas įrašas ir ko nedarysite.

Trečiasis svarbiausias ir dažniausiai praleidžiamas. Projektai plečiasi ne dėl to, kad kažko trūksta, o dėl to, kad iš karto bandoma apimti viską. Realiai naudinga pradėti nuo vieno proceso, kuris kartojasi kasdien ir kurio klaida kainuoja — dažniausiai tai užsakymo gyvavimo ciklas nuo užklausos iki sąskaitos.

Viskas kita palaukia. Ne todėl, kad nesvarbu, o todėl, kad kol pirmas procesas neveikia iki galo, antrasis tik padvigubina nebaigtą darbą.

Kodėl projektai stringa ne ties technologija?

Trumpas atsakymas: todėl, kad sistemos diegimas atskleidžia, jog proceso, kurį norėta automatizuoti, niekada nebuvo — buvo įprotis.

Tai nėra kritika. Įpročiai veikia, kol įmonė nedidelė ir kol dirba tie patys žmonės. Problema atsiranda tada, kai įprotį reikia užrašyti taip, kad jį atliktų sistema arba naujas darbuotojas. Tą akimirką paaiškėja, kad sprendimas kiekvieną kartą buvo priimamas šiek tiek kitaip.

Todėl naudingiausias ankstyvo etapo darbas yra ne techninis, o aprašomasis: surašyti, kaip realiai priimami sprendimai — ne kaip jie turėtų būti priimami. Skirtumas tarp šių dviejų sąrašų ir yra tikroji projekto apimtis.

Ką realiai padaryti pirmą savaitę?

Trumpas atsakymas: nieko nepirkti.

Praktinė seka, kurią rekomenduojame:

1. Vieną savaitę fiksuokite pertrūkius. Kiekvieną kartą, kai kas nors klausia „kur šitas krovinys“ arba duomenys vedami antrą kartą — užrašykite. Savaitės pabaigoje turėsite realų sąrašą, o ne nuomonę.
2. Sudėliokite užsakymo kelią. Nuo užklausos iki apmokėtos sąskaitos, su kiekvienu žingsniu, kuriame dalyvauja žmogus.
3. Pažymėkite, kur tiesa išsiskiria. Tie taškai ir yra jūsų projektas.
4. Tik tada kalbėkite apie įrankius — turėdami sąrašą, o ne klausimą.

Pirmi trys žingsniai nekainuoja nieko, išskyrus dėmesį, ir jie nulemia daugiau nei bet kuris įrankio pasirinkimas.

Gatava sistema ar sava?

Trumpas atsakymas: dažniausiai pradėti verta nuo gatavos — klausimas tik, kiek ilgai ji tiks.

Šį klausimą aprašėme atskirai: kada ekspeditoriui nebeužtenka gatavo TMS. O jei šiuo metu viskas laikosi ant skaičiuoklių, pradžios riba aprašyta čia: kada pereiti nuo skaičiuoklių prie vienos sistemos.

Kaip tokia sistema atrodo praktikoje, matyti mūsų kliento pavyzdyje: AgoAuto atvejis.

Kai sąrašas jau yra, kitas klausimas — kuriuos iš tų procesų apskritai verta automatizuoti. Požymius surašėme čia: kuriuos procesus verta automatizuoti, o kuriuos — ne.

Jei norite, kad pirmus tris žingsnius atliktume kartu su jumis — susisiekite. Pradedame nuo jūsų proceso, ne nuo įrankio.