Kuriuos procesus verta automatizuoti, o kuriuos — ne

Klausimas beveik niekada nėra „ar automatizuoti“. Klausimas — ką automatizuoti pirmiausia, nes biudžetas ir komandos dėmesys yra riboti, o ne kiekvienas procesas grąžina investiciją.

Praktikoje dažniausia klaida yra ne per lėtas automatizavimas, o automatizavimas ne to. Automatizuotas blogas procesas tampa blogu procesu, kuris vyksta greičiau ir kurio nebeįmanoma pataisyti ranka.

Žemiau — požymiai, pagal kuriuos procesą galima įvertinti dar prieš skiriant jam pinigų.

Kokie procesai tinka automatizuoti?

Trumpas atsakymas: tie, kurie kartojasi, turi aiškią taisyklę, paliečia pinigus ir šiandien atliekami ranka.

Keturi požymiai, kurių verta ieškoti kartu — ne po vieną:

• Kartojasi dažnai. Kasdien arba kelis kartus per savaitę. Kartą per ketvirtį atliekamas darbas retai atsiperka, net jei jis nemalonus.
• Turi taisyklę. Galite ją užrašyti sakiniu, prasidedančiu „jeigu… tai…“. Jei kiekvieną kartą sprendžiama „pagal situaciją“, pirmiausia reikia ne automatizavimo, o susitarimo.
• Klaida kainuoja. Netiksli marža, pamiršta sąskaita, pavėluotas dokumentas — matuojama pinigais, ne nepatogumu.
• Duomenys jau egzistuoja. Jie gali būti išsibarstę, bet turi būti. Automatizavimas nesukuria informacijos, kurios niekas niekada neužrašė.

Kai sutampa visi keturi, procesas beveik visada vertas darbo. Kai sutampa du, tai kandidatas. Kai vienas — palikite.

Kada automatizavimas tik įtvirtina netvarką?

Trumpas atsakymas: kai procesas nėra nusistovėjęs, kai jis egzistuoja tik vieno žmogaus galvoje arba kai jis netrukus keisis.

Trys atvejai, kuriais verta sąmoningai palaukti:

1. Procesas dar ieško formos. Jei per pastarąjį pusmetį tvarka keitėsi tris kartus, automatizavimas užfiksuos atsitiktinę versiją.
2. Taisyklė nėra taisyklė. „Šitam klientui skaičiuojam kitaip“ nėra išimtis, jei taip yra su penkiolika klientų. Tai nedokumentuota kainodara, ir pirmiausia ją reikia aprašyti.
3. Procesas netrukus išnyks. Automatizuoti tai, ką po pusmečio pakeis kitas būdas dirbti, yra brangiausias būdas nieko nelaimėti.

Bendra šių trijų savybė: problema yra ne technologijoje. Todėl technologija jos ir neišspręs.

Nuo ko pradėti, kai kandidatų yra keli?

Trumpas atsakymas: nuo to, kuris kasdien liečia pinigus ir kurio rezultatą pamatysite per savaites.

Naudinga taisyklė: rinkitės procesą, kurio pagerėjimą galėsite pamatuoti be atskiro tyrimo. Jei rezultatui įrodyti reikės analizės, greičiausiai jo ir nebus.

Praktikoje pirmasis procesas beveik visada yra vienas iš trijų: užsakymo kelias nuo užklausos iki sąskaitos, atsargų ir maržos apskaita, arba pasikartojantis bendravimas su klientu. Kaip atrodo pirmasis iš jų, aprašėme atskirai: nuo ko pradėti skaitmenizavimą.

Kaip atrodo automatizuotas procesas praktikoje?

Trumpas atsakymas: ne kaip robotas, atliekantis žmogaus darbą, o kaip vieta, kurioje duomenys susiveda patys.

Konkretus pavyzdys iš gamybinės sistemos: atsargų apskaitoje kiekviena dalis turi savikainą, pardavimo kainą ir maržos koeficientą. Pardavimo kaina apskaičiuojama automatiškai, pirkimas valiuta konvertuojamas į pardavimo valiutą, o pelnas matomas kiekvienai daliai, pardavimui ir klientui atskirai — realiu laiku, be rankinio suvedimo. Tai nėra dirbtinis intelektas; tai tiesiog vienas teisingas įrašas vietoj penkių apytikslių. Kaip tokia sistema atrodo, matyti atsargų ir pardavimų platformos puslapyje.

Ten, kur sprendimas iš tikrųjų reikalauja vertinimo, o ne taisyklės, prasideda DI integracijos sritis — bet tai antras žingsnis, ne pirmas. Pirmas žingsnis beveik visada yra tvarka duomenyse.

Kiek tai kainuoja ir ar galima gauti finansavimą?

Trumpas atsakymas: kaina priklauso nuo apimties, o dalį išlaidų daugeliu atvejų galima padengti ES parama skaitmenizacijai.

Konkrečių sumų čia nenurodome, nes jos priklauso nuo to, kiek procesų įtraukiama ir kokia duomenų būklė darbo pradžioje. Finansavimo galimybes ir sąlygas aprašėme atskirai: ES parama skaitmenizacijai. Naudingos medžiagos ir šablonai, nuo kurių galima pradėti savarankiškai, surinkti čia: ištekliai.

Jei norite, kad kandidatus įvertintume kartu ir pasakytume, kurių neverta automatizuoti — susisiekite. Pirmas pokalbis skirtas procesui, ne įrankiams.